В современных закупках правильное оформление полномочий так же важно, как и сама заявка. Поскольку лицо не всегда может лично участвовать в совершении юридически значимых действий, законодательство допускает возможность передачи полномочий другому лицу, которое действует от имени и в интересах доверителя на законных основаниях. На практике именно через представителей проходят ключевые этапы: от подачи документов до подписания контракта.
В рамках одной закупки участника могут представлять сразу несколько лиц: например, один представитель подает заявку, другой – участвует во втором этапе аукциона.
Полномочия представителя участника закупки подтверждаются доверенностью, выданной и оформленной в соответствии с гражданским законодательством ПМР, либо ее нотариально удостоверенной копией.
Доверенностью, в соответствии с пунктом 1 статьи 201 ГК ПМР признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность может быть выдана как на заключение сделок, так и на совершение иных юридически значимых действий.
Виды доверенностей
По содержанию и объему полномочий доверенности подразделяются на:
Общая доверенность выдается на совершение разнообразных сделок и выполнение иных юридически значимых действий, влекущих возникновение, изменение и прекращение прав и обязанностей в течение определенного периода времени. К общим доверенностям относятся доверенности на управление и распоряжение имуществом, оформление дозволенных законом сделок, выполнение представительских функций в различных инстанциях.
Специальная доверенность – это доверенность на совершение однородных действий в течение определенного периода времени.
Разовая доверенность – доверенность, выданная на совершение конкретной строго определенной сделки или выполнение иного определенного юридического действия.
Причем в разовой доверенности может содержаться несколько полномочий, например, представитель может быть уполномочен на подачу и отзыв заявки на участие в закупке, подачу запросов на разъяснение документации, участие во втором этапе аукциона и другие. Чем подробнее определён объем полномочий представителя, тем ниже риск возникновения споров о праве совершения конкретных действий от имени участника закупки.
Кто может быть представителем в государственных закупках ПМР
Законодательство ПМР не ограничивает круг лиц, способных представлять интересы участника, допускается выдача доверенности любому дееспособному лицу при условии надлежащего оформления и четкого определения объема его полномочий. На практике в закупочной деятельности чаще всего используются следующие модели представительства:
Работник организации
Наиболее распространённый вариант – участие в закупках работника организации, как правило, специалиста по закупкам, юриста либо иного работника, ответственного за ведение коммерческой деятельности.
При этом сам факт трудовых отношений не подтверждает автоматически право участия в закупке, даже если сотрудник действует от имени организации, его полномочия должны быть подтверждены доверенностью.
Руководитель организации
Оформление доверенности не требуется, если в закупке участвует руководитель юридического лица.
Полномочия руководителя подтверждаются:
– учредительными документами организации;
– решением (приказом) о назначении;
– сведениями, содержащимися в государственном реестре юридических лиц.
Именно сведения из реестра позволяют закупочной комиссии установить, обладает ли лицо правом подписи и представления интересов организации.
При участии в закупочной процедуре руководителю необходимо иметь при себе документ, удостоверяющий личность, поскольку закупочная комиссия вправе осуществлять идентификацию участника и проверку соответствия данных сведениям, содержащимся в регистрационных документах.
Иное уполномоченное лицо:
– учредитель компании
Учредитель не вправе представлять интересы юридического лица в закупках только на основании статуса собственника компании.
Полномочия без доверенности имеет исключительно лицо, указанное в учредительных документах и государственном реестре как исполнительный орган юридического лица (директор, генеральный директор и т.д.).
Поэтому возможны две ситуации:
а) если учредитель одновременно является руководителем организации – доверенность не требуется;
б) если учредитель не занимает должность руководителя и не указан как лицо, действующее без доверенности от имени организации в учредительных документах, для участия в закупках ему необходима доверенность от имени юридического лица.
На практике это один из частых источников ошибок. Учредители нередко полагают, что владение компанией автоматически дает право подписывать заявки, контракты и участвовать в аукционе. Однако закупочная комиссия оценивает не корпоративный статус лица, а наличие подтвержденных полномочий действовать от имени участника закупки.
– коммерческий представитель
Коммерческим представителем является лицо, постоянно и самостоятельно представительствующее от имени субъектов предпринимательской деятельности при заключении им договоров в сфере предпринимательской деятельности.
Коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме и содержащего указания на полномочия представителя, а при отсутствии таких указаний – также и доверенности.
– доверенное физическое лицо – это любое совершеннолетнее и дееспособное лицо, уполномоченное участником закупки представлять его интересы в конкретной процедуре.
Для закупочной комиссии значение имеет не статус представителя, а наличие у него надлежащим образом оформленных полномочий, закрепленных в доверенности.
Форма доверенности
Доверенность должна быть оформлена в письменной форме.
Несоблюдение установленной формы может повлечь недействительность доверенности.
С учетом требований законодательства доверенность должна содержать:
а) указание на место ее совершения;
б) дату совершения доверенности (число, месяц, год) прописью:
в) фамилию, имя, отчество физических лиц (представителя и представляемого), дату рождения, место постоянного жительства и (или) временной регистрации, реквизиты документа, удостоверяющего личность (представляемого);
г) полное наименование юридического лица (представителя и представляемого), сведения о его государственной регистрации, юридический адрес;
д) сведения о представителе юридического лица (основание полномочий, фамилия, имя, отчество, возможно – дата рождения и место постоянного жительства и (или) временной регистрации, реквизиты документа, удостоверяющего личность);
е) объем полномочий представителя;
ж) срок, на который выдается доверенность;
з) подпись физического лица, выдающего доверенность;
и) подпись руководителя юридического лица или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами юридического лица, выдающего доверенность;
к) печать юридического лица, выдающего доверенность.
Подпись доверителя – обязательное условие действительности доверенности. Подпись представителя формально не требуется, однако мы рекомендуем её поставить. Это создаст дополнительный уровень идентификации: заказчик может мгновенно сличить подпись в доверенности с подписью человека при получении документов или регистрации.
В необходимых случаях по просьбе лица, выдающего доверенность, в ней могут быть указаны иные сведения и условия, не противоречащие требованиям закона.
Дополнительные требования установлены законом для иностранных участников закупок. Так, в соответствии со статьей 38 Закона ПМР «О закупках», заявка иностранного лица должна содержать доверенность и документ о государственной регистрации данного иностранного юридического лица, а также надлежащим образом заверенный перевод на один из официальных языков ПМР данных документов.
Ошибки в реквизитах, отсутствие необходимых полномочий или расхождения с регистрационными данными могут быть расценены как отсутствие надлежащего подтверждения полномочий представителя.
Полномочия представителя
Представитель действует не от собственного имени, а в интересах доверителя – участника закупки, поэтому объем его прав и обязанностей определяется выданными полномочиями, а любые действия представителя порождают юридические последствия непосредственно для представляемого лица.
Представитель обязан действовать исключительно в пределах предоставленных ему полномочий – он вправе совершать только те действия, которые прямо предусмотрены доверенностью или вытекают из её содержания. Например, если доверенность предоставляет право на подачу заявки, но не содержит полномочия на подписание жалобы, представитель не вправе подписывать и подавать жалобу от имени участника закупки.
Помимо соблюдения объема полномочий, представитель обязан действовать добросовестно и разумно, руководствуясь интересами доверителя, что особенно важно в закупочных процедурах, где действия представителя могут повлиять на результаты торгов, финансовые обязательства организации и её деловую репутацию. Представитель должен своевременно подавать документы, соблюдать требования закупочной документации, корректно взаимодействовать с комиссией и не допускать действий, способных причинить убытки доверителю.
Если представитель совершает действия, на которые он не был уполномочен, такие действия могут быть признаны недействительными.
При подготовке документа необходимо определиться с объемом действий, которые представитель вправе совершать в рамках закупки:
В доверенности может быть указано право представителя:
– подавать и отзывать заявки;
– подписывать документы;
– заявлять о необходимости переторжки и изменять характеристики предлагаемого товара на идентичные товарам конкурентов;
-участвовать во втором этапе аукциона;
– подписывать и подавать жалобы и запросы;
– заключать контракт;
– осуществлять иные юридически значимые действия, связанные с участием в закупочной процедуре и необходимые для надлежащего представления интересов доверителя.
Чем более чётко и детально определён объём полномочий представителя, тем ниже риск признания совершённых им действий выходящими за пределы предоставленной доверенности.
Сколько представителей может участвовать на втором этапе аукциона?
Часто возникает вопрос: может ли во втором этапе аукциона участвовать сразу несколько представителей от одной компании? Ответ однозначен: непосредственно в торгах участвует только один человек.
Это обусловлено самой процедурой аукциона: каждому участнику выдается единственная пронумерованная карточка. Её поднятие – это юридически значимое действие, означающее предложение цены. Физически присутствовать в зале могут и другие представители участника, однако право на поднятие карточки имеет только тот представитель, который зарегистрирован в журнале регистрации участников аукциона и получил карточку.
Срок действия доверенности
В соответствии с пунктом 1 статьи 202 ГК ПМР срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.
Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна, то есть является недействительной с момента её оформления. Такой документ не создаёт юридических последствий и не подтверждает полномочия представителя.
Действие доверенности прекращается вследствие:
а) истечения срока доверенности;
б) отмены доверенности лицом, выдавшим ее;
в) отказа лица, которому выдана доверенность;
г) прекращения юридического лица, от имени которого выдана доверенность;
д) прекращения юридического лица, которому выдана доверенность;
е) смерти гражданина, выдавшего доверенность, признание его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим;
ж) смерти гражданина, которому выдана доверенность, признание его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим.
Очень важно учитывать, что в случае, если доверенность отменяется, доверитель обязан уведомить об этом представителя, а также известить об этом всех известных лиц, для представительства перед которыми дана доверенность.
До момента, пока представитель не узнал об отмене доверенности, совершённые им действия сохраняют юридическую силу для доверителя. Однако это правило не действует, если другая сторона знала или должна была знать о прекращении доверенности.
После прекращения действия доверенности представитель обязан незамедлительно вернуть оригинал документа доверителю.
Типичные ошибки участников закупок при оформлении доверенности:
– неверно указаны реквизиты организации либо паспортные данные представителя;
– отсутствие даты выдачи доверенности;
– подписание доверенности неуполномоченным лицом;
– срок действия доверенности истек;
– документ подписан лицом, полномочия которого не подтверждены;
– иностранный участник не предоставил нотариально удостоверенный перевод;
– использование слишком общих формулировок.
Практические рекомендации по составлению доверенности
Для минимизации ошибок рекомендуется заранее выстроить внутренний порядок оформления полномочий представителей.
– в доверенности обязательно должны быть указаны дата, сроки действия и полномочия.
– избегайте слишком общих формулировок. Фразы вроде «представлять интересы организации» или «участвовать в закупках» не всегда позволяют однозначно определить объём полномочий представителя. Чем конкретнее определён объём полномочий представителя, тем ниже риск их превышения и возникновения связанных с этим правовых последствий.
– срок действия доверенности должен покрывать весь период закупочной процедуры, включая возможное продление сроков, этап подписания контракта и иные юридически значимые действия.
– вести внутренний учет выданных доверенностей и своевременно уведомлять представителей, заказчиков и иных заинтересованных лиц об их отмене.
